Bizness Tavā kabatā – pāris noderīgas lietotnes, kam jābūt ikviena uzņēmēja viedtālrunī

Mobilais tālrunis mūsdienās kļuvis par neaizstājamu palīgu dažādās dzīves situācijās. Īpaši to novērtē ikdienā aizņemtākie cilvēki, piemēram, uzņēmēji. Paiet tie laiki, kad dokumentu parakstīšanai obligāti pie rokas jābūt pildspalvai, jātur priekšā kalkulators, lai pārbaudītu grāmatvedību un finanses, vajadzīgais līgums jāmeklē kādā no 20 mapēm vai konferences un sapulces jārīko īpašā telpā, neaizmirstot par kritiski svarīgo kafijas tasi darbiniekiem. Lai efektīvi vadītu uzņēmumu, vairs nav jābūt "piesietam" pie ofisā esošā datora, tāpēc slēdzies klāt nākotnei un iepazīsties ar pāris lietotnēm, kas padarīs Tavu uzņēmēja ikdienu ērtāku un elastīgāku. 

Mobilais telefons – dokumentu parakstīšanas rīks

Viena no lietotnēm, kam jau šobrīd jābūt katra uzņēmēja viedtālrunī, ir e-paraksta rīks. Īpaši šajā izaicinājumu pilnajā laikā, kad darbs norit te klātienē, te – atkal attālināti, dokumentu elektroniska parakstīšana ar telefonu kļūst īpaši novērtēta. Ik dienu Latvijā dokumentus elektroniski paraksta vidēji 38 000 reižu, lielā daļā gadījumu izmantojot tieši mobilo telefonu. Šobrīd uzņēmēju vidū iecienītas divas mobilās lietotnes. eParaksts mobile ir bezmaksas rīks, kas dod iespēju apliecināt savu identitāti un elektroniski parakstīt dokumentus, slēgt līgumus, saņemt attālināti iestāžu un komersantu pakalpojumus. Arī lietotne Smart-ID piedāvā e-paraksta iespēju. Lai pie tās tiktu, lietotāja Smart-ID konta līmenim jāatbilst kvalificēta elektroniskā paraksta izveidei. Ja nezini vai Tavs Smart-ID konts tam atbilst, atver šajā lietotnē sadaļu “Lietotāja informācija”. Ja tur nav norādīts, ka kontam ir piesaistīts Smart-ID kvalificēts elektroniskais paraksts, jāatjaunina savs konta līmenis – jāatjaunina pati lietotne (lejupielādējot jaunāko versiju “App Store” vai “Google Play”), jāizdzēš savs esošais konts un jāreģistrē jauns.

Datu drošībai jābūt līmenī 

Tā kā mobilajā telefonā bieži vien tiek glabāta pat ļoti svarīga informācija un dažādi ar uzņēmumu saistīti dokumenti, kārtīgi jānodrošinās, lai tas viss atrastos stingrā drošībā. Ar telefona paroli šoreiz gan būs par maz. Lai ierīcē esošajai informācijai sniegtu papildu drošību, vērts apsvērt ieviest paroļu pārvaldnieku un antivīrusu lietotnes. Viens no efektīviem bezmaksas paroļu pārvaldniekiem ir “Bitwarden”. Tas pieejams gan “Android”, gan “iPhone” ierīču īpašniekiem, ļaujot pārvaldīt, glabāt, aizsargāt un kopīgot neierobežotu skaitu paroļu. Savukārt viena no augstu novērtētām antivīrusu lietotnēm ir “Avira”, kas arī pieejama “Android” un “iPhone” ierīcēs. Lietotājs saņems ne tikai aizsardzību pret kiberuzbrukumiem, bet arī sistēmas optimizēšanu, ātru VPN (virtuālo privāto tīklu), identitātes aizsardzību, īpašu aizsardzību saziņas lietotnēm un citas iespējas. 

Rīko konferences un sapulces jebkurā vietā

Viena no lielākajām pārmaiņām, ko esošā situācija pasaulē atnesusi uzņēmējiem, ir attālināta darba organizēšana. Līdz ar to arī visas svarīgās sapulces jārīko neklātienē. Šobrīd uzņēmumiem pieejama virkne videokonferenču rīku, kas ērti lietojami kā datorā, tā arī mobilajā telefonā. Līdz ar to paveras plašas iespējas rīkot sapulces jebkurā ērtā laikā un vietā. Izmantojot mobilo telefonu, šobrīd konferencē vari piedalīties, atrodoties sabiedriskajā transportā vai lauku mājās. Gan “Android”, gan “iPhone” ierīču īpašniekiem ir iespēja savā tālrunī lejupielādēt populārākās videokonferenču lietotnes, piemēram, “Zoom”, “Microsoft Teams”, “Google Meet”, “Cisco Webex”, un padarīt konfereču rīkošanu ērtu un mūsdienīgu. 

Ērta projektu pārvaldība arī mobilajā ierīcē

Katram uzņēmējam, kuram rūp savā biznesā notiekošais, ir jābūt lietas kursā par esošajiem projektiem un to veiksmīgu norisi. Tomēr bieži vien dažādu apstākļu dēļ visu dienu atrasties pie datora nav iespējams. Šodien tā vairs nav problēma, jo pieejami dažādi projektu pārvaldības risinājumi, kas atbalsta arī mobilās ierīces. Viens no tiem ir biznesa pārvaldības lietotne “Asana”, kas ļaus sekot līdzi uzdoto uzdevumu izpildei, pievienot jaunus, aktualizēt izpildes termiņu, saskaņot projektus, pievienot failus, saņemt paziņojumus par uzdevumu iesniegšanu. Vēl viena plaši izmantota biznesa pārvaldības lietotne ir “Jira Cloud”. Neatkarīgi no atrašanās vietas lietotājs var atjaunot, plānot, izsekot uzdevumu izpildei, izveidot jaunus projektus, saņemt reāllaika paziņojumus par progresu un pabeigtiem uzdevumiem, komentāriem un daudz ko citu. 

Kļūsti pieejamāks darbiniekiem

Īpaši attālinātā darba režīmā svarīgi ir neaizmirst par pieejamību. Ja līdz šim biji saviem darbiniekiem sasniedzams birojā, šobrīd jādomā par jauniem risinājumiem, kā efektīvi komunicēt ar darbiniekiem. Profesionālās saziņas lietotnes ir must have, kam šobrīd jābūt ikviena uzņēmēja mobilajā telefonā. Tādā veidā būsi pieejamāks saviem darbiniekiem un vienuviet varēsi ar tiem sazināties un izrunāt aktuālo. Viena no populārākajām komandu saziņas lietotnēm ir “Slack”. Neatkarīgi no tā, vai pārstāvi lielu vai mazu biznesu, “Slack” nodrošinās nepieciešamās  komunikācijas un sadarbības iespējas, kas veicinās mērķu sasniegšanu. Rīku var lejupielādēt jebkurā ierīcē un izmantot neatkarīgi no tā, kur atrodies un ko dari paralēli. 

Darbam nepieciešamos dokumentus glabā mākonī

Gluži kā datorā arī telefonā iespējams ērti glabāt visus darbam nepieciešamos dokumentus, kas dos iespēju tiem piekļūt jebkurā laikā un neatkarīgi no atrašanās vietas, jo tālrunis jau mums katram ir blakus teju nepārtraukti. Viens no risinājumiem ir lietotne “Microsoft OneDrive”, kas dos iespēju mākonī noglabāt fotoattēlus, dažādus failus, nodrošina to aizsardzību un piekļuvi visās ierīcēs. “OneDrive” ļauj arī koplietot failus un dokumentus ar kolēģiem, kā arī saņemt paziņojumus par veiktajām izmaiņām tajos. Lietotājs var izvēlēties pakalpojuma bezmaksas versiju, kas sniegs 5 GB lielu mākoņkrātuvi, savukārt “Microsoft 365” abonenti saņems līdz 1 TB lielu krātuvi. Līdzīgas iespējas sniedz arī “Dropbox”, kas ļauj glabāt attēlus, video un dokumentus mākonī, koplietot tos ar citiem neatkarīgi no atrašanās vietas.